POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE GENEXIA BIOTECH S.A.S

CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN E IDENTIFICACIÓN
2. DEFINICIONES
3. PRINCIPIOS
4. DERECHOS Y DEBERES
5. AUTORIZACIÓN
6. TRATAMIENTO
7. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS
8. TRANSFERENCIA DE DATOS INTERNACIONAL
9. PROCEDIMIENTO

1. PRESENTACIÓN E IDENTIFICACIÓN.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES GENEXIA BIOTECH S.A.S.

La Constitución Política de Colombia establece en su artículo 15 que todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre. Además, consagra que las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En desarrollo de esta máxima constitucional, fue expedida la Ley 1581 de 2012 por medio de la cual fueron dictadas las disposiciones generales para la protección de datos personales y posteriormente fueron expedidos los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 que reglamentaron la materia.

GENEXIA BIOTECH S.A.S. (en adelante GENEXIA) como entidad privada con acceso y manejo de datos personales, en especial pero sin limitarse a ello a aquellos de origen genético, es consciente de su responsabilidad con los titulares de los datos que en sus bases de dato físicas y digitales reposan y es por eso que se esfuerza por cumplir la ley de manera estricta, tomando las medidas tecnológicas y de seguridad necesarias para preservar y asegurara el correcto uso de los datos personales y genéticos, en atención a lo anterior, se informa la política aplicable para el tratamiento y protección de datos personales.

La presente política para el tratamiento de datos personales aplica para toda la información personal que se registre en las bases de datos de GENEXIA a través de la página web, la plataforma GENEXIAPP y/o en forma física a través de documentos, encuestas, cuestionarios, entre otros, sobre los que GENEXIA actúe en calidad de Responsable y/o Encargado del tratamiento.

Para efectos del presente documento y de los deberes y obligaciones que sean exigibles a GENEXIA de conformidad con las disposiciones pertinentes, es fundamental aclarar que los datos personales que se registren en la plataforma GENEXIAPP serán asociados a los datos genómicos y de antecedentes de estilo de vida de manera anonimizada; siendo GENEXIA responsable de la anonimización, custodia y mantenimiento de los datos obtenidos y generados, en base al consentimiento informado y la autorización para el tratamiento de sus datos, en los términos de la Ley 1581 de 2012.

Por su parte los encargados y responsables del tratamiento de los datos serán responsables únicamente por la custodia y análisis de los datos personales proporcionados por los usuarios. Por otro lado los datos genéticos y genotípicos obtenidos a partir de las muestras son almacenados íntegramente en la base de datos de GENEXIA disponible en la nube únicamente para los encargados de la custodia y análisis de datos, así como en el backup programado en disco externo, bajo la custodia del StatGen leader de GENEXIA. Los archivos de análisis asociados a los datos genotípicos son evaluados y transformados usando solo el código único de identificación de las muestras que finalmente podrá ser asociado a los datos personales de los usuarios únicamente en casos de hallazgos (claramente definidos en el consentimiento informado) y para la generación y entrega de los resultados de los análisis.

FUNDAMENTO LEGAL.

• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
• Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.
• Decreto 886 de 2014.
• Decreto Único 1074 de 2015.

DATOS GENERALES.

• Identificación de la sociedad:

GENEXIA BIOTECH S.A.S, es una sociedad privada identificada con el NIT No. 901.494.629-1, con matrícula mercantil No. 700004 del 18 de junio de 2021, con domicilio principal en la ciudad de Medellín.

• Canales de atención:

Los titulares de la información o sus causahabientes podrán acudir a la información que sobre ellos se encuentre registrada en la base de datos de la empresa GENEXIA a través de los siguientes canales de atención:

2. DEFINICIONES

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Dato personal: Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural.
• Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 
• Datos relativos a la salud: Son una categoría especial de dato sensible que abarca todos los datos relativos al estado de salud físico o mental de una persona natural ya sea pasado presente o futuro. Dentro de este concepto se incluye la información conseguida por medio de pruebas o exámenes diagnósticos, muestras biológicas, cirugías, diagnósticos y tratamientos. Adicionalmente, se entienden comprendidos dentro de este término las enfermedades, antecedentes familiares, estado de embarazo, hábitos, estilo de vida, información relacionada con el consumo de alcohol y drogas, tipo de discapacidad, porcentaje de discapacidad, información genética y riesgo de padecer enfermedades. Para efectos del presente documento, además de la lista descrita en esta definición que no es taxativa, se entenderá como dato relativo al estado de salud cualquier información que represente la realidad sobre el estado de salud de un individuo persona natural.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por la responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Usuario: Es la persona natural no profesional de la salud que puede acceder a la plataforma GENEXIA, ingresar su información básica, solicitar pruebas y descargar resultados de análisis. El Usuario contará con un Usuario y contraseña para la gestión de sus solicitudes en la plataforma GENEXIA
• Habeas data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

3. PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

1. Principio de la legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, GENEXIA se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos de conformidad con el manual interno de procedimiento para el manejo de datos personales y bases de

3. Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales solo podrán ser obtenidos o divulgados con previa autorización, o con la existencia de un mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por GENEXIA, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8. Principio de confidencialidad: GENEXIA está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

4. DERECHOS Y DEBERES

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GENEXIA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no hayan sido autorizados.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a GENEXIA salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

3. Ser informado por GENEXIA, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES.

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

 DEBERES DE GENEXIA.

1. Hacer uso de la información contenida en las bases de datos sólo para la finalidad para la que se encuentra facultado.

2. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

3. Cuando se recolecten datos personales, deberá limitarse a aquellos pertinentes y adecuados para la finalidad para cual son requeridos conforme a lo establecido en las leyes. Para ello no se utilizarán medios engañosos o fraudulentos.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados por esta política en el acápite de Procedimientos- Reclamos.

6. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes que permitan atender de forma oportuna las consultas y reclamos presentados por los titulares de la información.

7. La información solicitada debe ser suministrada de forma gratuita y por cualquier medio, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder estrictamente a aquella que repose en la base de datos.

En el evento en que la certificación de la información autorizada sea solicitada físicamente y/o ésta necesite ser enviada por correo certificado, la empresa GENEXIA podrá requerir al solicitante para que pague la suma que en gastos corresponda, sin que en ningún momento se pueda cobrar más de lo realmente facturado; en el evento de ser requerido, la empresa GENEXIA deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio el soporte de dichos gastos.

8. Adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

9. Rectificar la información cuando sea incorrecta.

10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella:

• Los titulares de la misma, sus causahabientes o sus representantes legales.
• Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

13. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
14. Establecer los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares del tratamiento de sus datos, que podrá ser otorgada a través de documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

15. La autorización debe contener la siguiente información:

• Nombre e identificación de la persona a quien se le está solicitando autorización.
• Identificación de los datos que se están recolectando.
• Finalidad de los datos objeto de autorización.
• Información del procedimiento para ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
• Los derechos que le asisten como titular.
• Medios de atención dispuestos por la empresa GENEXIA.

Es obligación de GENEXIA conservar la prueba de la autorización y entregar copia al titular de la información en caso de requerirla.

16. Establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular solicitar el reporte, modificación, supresión o actualización del dato, que pueden ser los mismos mecanismos utilizados para el otorgamiento del consentimiento sin perjuicio de los gastos que se puedan presentar con ocasión a la expedición y envío del mismo.

17. La información sujeta a tratamiento debe ser protegida mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Para ello, GENEXIA mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

18. El personal de GENEXIA que intervenga en el tratamiento de datos personales está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento de acuerdo con lo dispuesto en el contrato laboral y/o demás disposiciones sujetas en la relación entre funcionario y la empresa.

19. Designar a un “Oficial de Datos Personales” que asuma la función de protección de datos personales y quien además velará por que a través de los canales de atención se tramiten las solicitudes de los titulares.

20. En principio el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido por la ley, salvo que sean datos de naturaleza pública y/o cuando dicho tratamiento cumpla los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Una vez se cumplan los requisitos mencionados, GENEXIA verificará que el infante ejerza su derecho a ser escuchado (opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto) y que posteriormente el representante legal otorgue la autorización.

Por lo anterior, GENEXIA velará por el uso adecuado de los datos personales de los menores de edad y respetará en su tratamiento el interés superior de aquellos, asegurando la protección de sus derechos fundamentales.

21. La empresa GENEXIA utilizará los datos personales de acuerdo con la autorización dada por el titular y solamente los trasmitirá o transferirá a aliados, filiales o subsidiaria, terceros que podrán utilizar la información para el desarrollo de sus labores actuando en nombre de GENEXIA y/o dando cumplimiento a los requerimientos de las autoridades, acogiéndonos a las leyes que aplican sobre la materia.

22. Sólo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento, teniendo en cuenta las disposiciones legales y aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, GENEXIA deberán suprimir los datos personales.

No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

23. Acreditar la existencia de la “Política de Privacidad y Protección de Datos” y la forma de acceder a la misma, la cual será publicada en la página web de la empresa, en redes sociales y en la sede principal.
24. Para la recolección, uso y tratamiento de datos personales, GENEXIA deberá cumplir con los siguientes parámetros:

• El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al titular.
• El tratamiento que se de los datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular.
• Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

25. En el evento de surgir una modificación sustancial a la presente “Política de Tratamiento Protección de Datos Personales”, la empresa GENEXIA, deberá solicitar nuevamente al titular de la información, la autorización para el tratamiento de datos.

5. POLÍTICA DE AUTORIZACIONES

AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

GENEXIA en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.genexia.com.co o acudiendo a los siguientes canales de atención:

 EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES.

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. Datos de naturaleza pública.

3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. 

LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.

• Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

• Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

6. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.

El tratamiento que realizará GENEXIA con la información personal tiene las siguientes finalidades.

1. Presentar ofertas de servicios a los interesados en acceder a los servicios que ofrece GENEXIA.
2. Iniciar el proceso de creación del Usuario para el registro en la Plataforma.
3. Realizar operaciones necesarias para la prestación del servicio y únicamente en el contexto del vínculo contractual que une a los Usuarios con GENEXIA con ocasión del uso de la plataforma y los servicios de la empresa.
4. Informar sobre mantenimientos, actualizaciones, ajustes o cualquier otra gestión que vaya a realizarse en la Plataforma, de ser necesario y sin que ello implique una obligación de avisar a los Usuarios.
5. Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales a cargo de tales como atención y respuesta a peticiones, solicitudes, reclamos que hagan los Usuarios.
6. Almacenar el historial asistencial de los Usuarios.
7. Realizar operaciones sobre los datos de los Usuarios con fines estadísticos, históricos, comercial y/o científicos. GENEXIA advierte que esta actividad se realizará de forma anónima, es decir, se eliminará la identidad de los titulares conforme lo ordena el literal e) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y tendrá el único propósito de mostrar indicadores administrativos y de salud.
8. Brindar soporte técnico a los Usuarios de GENEXIA.
9. Enviar a los Usuarios información comercial relacionada con ofertas, promociones, beneficios y/o cortesías otorgadas por GENEXIA.
10. Dar respuesta a las solicitudes y a las órdenes que eleven las autoridades administrativas, judiciales o entes gubernamentales en ejercicio de sus funciones ante GENEXIA.
11. Generar los reportes que soliciten las instituciones del Estado tales como el Ministerio de Salud y Protección Social o cualquier otra institución estatal que los requiera.
12. Realización de encuestas para conocer la satisfacción de los Usuarios.
13. Prestar los servicios y ejecutar las funcionalidades propias de la Plataforma.
14. Ejecutar las acciones encaminadas a gestionar la seguridad de la información contenida en la base de datos manejada por GENEXIA.
15. Contacto con los Usuarios para la renovación o terminación del vínculo contractual.
16. Contacto con los Usuarios para realizar gestiones de cobro y las actividades administrativas propias de la empresa.
17. Celebrar contratos y otorgar autorizaciones en el marco de los servicios que presta GENEXIA.
18. Manejo interno y gestión de relación comercial de sus clientes, distribuidores y proveedores de los distintos segmentos de negocios.
19. El envío de comunicaciones, correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, distribuidores y consumidores en relación con sus actividades comerciales, publicitarias, de mercadeo, promocionales, ventas y demás actividades relacionadas.
20. Procesos de selección de personal, gestión de relaciones contractuales, relaciones laborales y garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros.
21. Análisis de potencial con fin esencialmente comercial, ya sea de proveedores, distribuidores y/o clientes.
22. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la empresa.
23. Crear bases de datos para los fines descritos en la presente autorización.
24. Análisis de los datos recolectados para fines investigativos y científicos, garantizando siempre el anonimato de los datos.
25. Transferir a terceros (Entidades Promotoras de Salud / Entidades Gubernamentales / Centros de investigación) la información pertinente para el desarrollo de estudios estadísticos relacionados con las actividades de GENEXIA BIOTECH S.A.S.
26. Almacenar, procesar y realizar tratamiento de la versión digital de mi información genética
27. Adelantar investigación y desarrollo de soluciones tecnológicas al servicio de la salud con la información genética
28. Procesar los datos que suministrados por medio de las diferentes interfaces
29. Compartir la información anonimizada con terceras personas para fines de investigación o comerciales.
30. Contacto para suministrar información relevante, hallazgos, productos desarrollados, resultados obtenidos, información comercial, invitación a eventos, participación en actividades relacionadas con la presente autorización;
31. Las demás actividades requeridas que resulten razonable para cumplir con el servicio prestado que se generen en la ejecución del mismo.
32. Realizar publicaciones científicas, guardando estrictamente la confidencialidad sobre la identidad del titular.

Una vez termine el vínculo contractual entre GENEXIA BIOTECH S.A.S. y el Usuario o se extinga la necesidad de tratamiento de sus datos personales, GENEXIA BIOTECH S.A.S. podrá borrar de sus bases de datos y servidores, a solicitud del titular, la información personal y de contacto que tenga de aquel; por otra parte dado el tipo de análisis estadísticos y bioinformáticos realizado a partir de datos genéticos y de estilo de vida, este tipo de información no podrá ser eliminada (en estos casos, los datos genéticos y de estilo de vida relacionados entre sí, serán anonimizados permanentemente a partir de la eliminación de los datos personales asociados).

GENEXIA BIOTECH S.A.S. entiende y conoce la naturaleza sensible de los datos personales y relativos a la salud que se almacenarán en la base de datos, como parte de los registros asistenciales. Para efectos de este documento y en concordancia con las normas que regulan la materia, es fundamental mencionar que la naturaleza misma de los servicios que ofrece GENEXIA BIOTECH S.A.S en los modelos de análisis, justifican la necesidad del tratamiento de este tipo de datos, las finalidades para las cuales se tratan y su permanencia en las bases de datos propias.

En virtud de lo anterior, GENEXIA como encargada de la obtención y custodia de los datos, tomará las medidas que sean necesarias para guardar la reserva y confidencialidad de los datos relativos a la salud y datos genéticos de los pacientes que hagan parte de los análisis y que se registren en la plataforma, evitando el acceso a personas no autorizadas para conocerla y adoptando las medidas pertinentes para mantener la integralidad del documento.

En cumplimiento de lo señalado en la Resolución 1995 de 1999 mencionada, los sistemas de custodia de la información deben estar provistos de mecanismos de seguridad, que imposibiliten la incorporación de modificaciones a la historia clínica una vez se registren y guarden los datos.

En todo caso la información personal y de contacto que los Usuarios registren en la plataforma de GENEXIA, es de su propiedad y de control exclusivo, según corresponda. Por lo que GENEXIA controla y almacena la información personal, sin embargo, no comprueba, produce, edita, aprueba, modifica, decide, adiciona, audita y/o elimina la información personal registrada por los Usuarios. En este sentido, GENEXIA No será responsable entonces por errores o imprecisiones relacionados con la información personal que registran los Usuarios.

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización; b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización; c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. La empresa GENEXIA velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes.

PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

1. los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.

2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

7. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Con el propósito de prestar sus servicios de análisis genéticos (colocar la relación de los listados de actividades) y servicios conexos, GENEXIA BIOTECH S.A.S. transferirá y transmitirá a terceros (Entidades Promotoras de Salud / Entidades Gubernamentales / Centros de investigación) los datos personales de sus usuarios, para lo cual obtendrá de dichos usuarios la autorización previa y expresa necesaria para realizar el tratamiento, la transferencia y/o la transmisión de sus datos personales.

Así, las bases de datos podrán ser suministradas a terceros, con expresa autorización del Titular conforme a la normatividad vigente.

Asimismo, GENEXIA BIOTECH S.A.S., actuará en calidad de encargada respecto de los datos personales de usuario remitidos por terceros, para lo cual, dichos terceros se obligan a obtener autorización de parte de los usuarios para hacer la transmisión de los datos personales a GENEXIA BIOTECH S.A.S.

Conforme a lo anterior, GENEXIA BIOTECH S.A.S. será un encargado del tratamiento de datos personales recolectados por el tercero hasta el momento en que GENEXIA BIOTECH S.A.S., obtenga directamente del titular la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

Una vez obtenida la autorización de parte del titular GENEXIA BIOTECH S.A.S., será un responsable del tratamiento de datos personales recolectados directamente por ella.

8. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Cuando GENEXIA BIOTECH S.A.S., envíe o transfiera datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia.

Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales. La transferencia se puede, solo si el país al que se transfiere la información ofrece un nivel adecuado de protección de datos y cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los exigidos por la ley. Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien GENEXIA BIOTECH S.A.S., tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico.

9. PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES.

1. Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de

El titular podrá enviar sus preguntas o consultas relacionadas con sus datos personales recolectados y tratados por GENEXIA a los siguientes canales de atención:

La empresa GENEXIA resolverá su inquietud o consulta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que la haya recibido. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos: El titular (o sus causahabientes) que considere que la información contenida en alguna base de datos de GENEXIA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrá presentar el reclamo a través de cualquier de los siguientes canales de atención:

La reclamación deberá contener como mínimo: La identificación del titular de los datos personales, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la ciudad del titular, y deberá acompañar los documentos que se quieran hacer valer. De no contener esta información, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene GENEXIA una leyenda que diga “RECLAMO EN TRÁMITE” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3. Supresión: El derecho de supresión de datos no es absoluto, GENEXIA puede negarlo cuando:

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos que sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
• En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, GENEXIA debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

ÁREA RESPONSABLE Y ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.

El área de servicio al cliente de GENEXIA será la dependencia responsable de asegurar la protección de datos personales y quien además vigilará para que a través de los canales de atención se tramiten las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere este manual, de conformidad con la normatividad relacionada con el tema.

Las consultas y reclamos deben ser tramitados a través de los siguientes canales de atención:

APROBACIÓN:

El presente documento fue revisado, analizado y aprobado para su implementación por la Gerencia General de GENEXIA S.A.S. el 23 de noviembre de 2021